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北京大学山鹰社云盘管理规范

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北京大学山鹰社云盘管理规范

 

一、编制说明

在北京大学山鹰社成立之初,山鹰社的各类历史文化材料是以纸质形式进行分类和保存,存放于未名湖一体岩壁四五楼,即现在资料部所在之处。随着互联网和数字化的发展,档案资料的形式和存储载体有了截然不同的变化。约从2000年起,山鹰社的档案材料开始从纸质转变为数字网络形式,如很多活动都通过北京大学未名BBS山鹰论坛的帖子来记录。时至今日,山鹰社的登科资料、日常材料等都是数字形式,基本以计算机、移动硬盘等物理介质或云盘云存储的方式进行保存,山鹰社的档案材料也不再是放在岩壁的资料部,而是存储于山鹰社移动硬盘和山鹰社的百度云盘中。移动硬盘一般在社长或资料部部长处,由社长或资料部部长进行分类管理(目前社长和资料部各拥有一个移动硬盘);云盘会面向很多社员,社员可登录云盘上传或下载相应材料。因而,为了满足北京大学山鹰社档案长期保存和管理的需要,达到档案资料分类清晰、保存完整和存取便捷的目的,特定编制北京大学山鹰社云盘管理规范。

 

二、使用权限

为避免数据泄露或管理混乱等问题,山鹰社的云盘账号和密码不对所有社员公开。山鹰云盘的账号和密码原则上只对历届理事会成员、部长会成员、登科队员、冬训队员、野外领队及其他重大活动的主要负责人公开。

若其他社员想使用山鹰社的云盘,需由本人向资料部部长提出申请,资料部部长同意之后方可使用。野外摄影或其他活动摄影可由野外领队或活动负责人直接授权给予云盘账号和密码。

如若非山鹰社社员想获得山鹰社材料,需由本人向资料部部长提出申请,资料部部长向社长报备,经过社长同意之后将其所需材料分享给他,不给云盘账号和密码。

 

三、存储范围

北京大学山鹰社的历史文化人物、社团管理、登山、科考、冬训、攀岩、社内各项活动、刊物、赞助与交流、财会、声像和实物等各种材料。现以拟定的北京大学山鹰社档案分类法来阐释山鹰社档案资料的存储范围:

(一)山鹰

“山鹰”通指山鹰社的综合类材料,下可分为

百科:山鹰简介、百科、FAQ等

历史:社史、大事记、组织沿革等

制度;山鹰社章程条例、管理办法、纪律规范等

人物:历任社长、部长会成员,山鹰人物志、访谈、生日贴等

文化:精品/原创文章、毕业生专刊等;

VI:社名、社标、社歌、标志、标准字、专用字体、标准色彩、象征图案、标语口号、吉祥物等

荣誉:山鹰所获荣誉、表彰、奖励或参与重大事件等

社团管理:包括人事管理、监察评优、宣传培训和组织管理等各类材料

其他

(二)登山

指登山过程中形成的各种文件材料,包括登山筹划、准备、申请,队记(训练、拉练、登山)、报告会及报告书,山峰选址及相关资料,登山技术及装备,登山轶事(登山趣事、人物、杂谈、散记等),参考资料,事故,登顶及其他材料。

登山包括暑期登山、冬季攀登、专项攀登(如珠峰计划)等。

(三)科考

指科考过程中形成的各种文件材料,包括科考筹划、准备、申请、过程、报告会等综合材料,科考选址及相关资料,科考课题,科考轶事(科考趣事、人物、杂谈、散记等),参考资料,事故及其他材料。

(四)冬训

指冬训过程中形成的各种文件材料,包括冬训准备、申请、过程等综合材料,冬训技术,冬训轶事,事故及其他材料。

(五)攀岩

主要包括攀岩活动过程中形成的文件材料,包括攀岩管理办法,攀岩队成立、人员组成、历史发展等,攀岩技术、技能和线路,攀岩轶事,攀岩资格及水平认证(如保护、攀岩等级、登顶南壁)及其他材料。

(六)野外

主要包括野外活动过程中形成的文件材料,包括野外管理办法、计划、总结等综合性材料,野外路线,野外技能,野外轶事,野外参考,野外事故及其他材料。

(七)活动

主要包括社内各项活动(不含登山、科考、野外、攀岩和冬训)形成的文件材料。包括活动组办的各种文档、活动计划总结等各种材料。

(八)外事

主要包括各类外事活动中形成的文件材料,包括兄弟社团交流、来访、出访,与登山协会等行业协会的交流合作,商业赞助,社友会/山鹰会等各种材料。

(九)财会

山鹰社的财务相关材料,如年度财务预算、财务报表、会计报表账簿凭证、合同、清册等。

(十)出版

北京大学山鹰社出版物,包括

专著:山鹰出版专著,如八千米生命高度

刊物:登山报告书、科考报告书、山友、冬训专刊等

丛书、文集、汇编:时维鹰扬等丛书、文集、汇编等

年鉴名录:年鉴,社员名录、校友会名录等

图册挂图:山鹰图册、挂图等

手册、目录:山鹰手册、目录等

史志:山鹰史志相关材料

其他

(十一)声像

指照片、录音、视频等数字化的声像材料

 

四、存储管理

山鹰社的档案资料涉及面广,资料归口人比较多,对于不同类别的材料由不同的接口人来负责上传管理。我们根据资料类别分别确定资料存储范围,如下:

【山鹰】

资料部长: 山鹰简介、社史、大事记、组织沿革,历任社长登科队员部长会等人员统计,人物、文化、荣誉,VI等。

                   资料部负责整理,定期更新。 00山鹰综合

秘书长:山鹰社的章程条例  01-章程条例

            部长会工作计划/总结及部长会会议记录,社团管理(人事、监察、评优等)等   03-部长会

资料部长:社史讲座、社史问答、工作计划/总结、值班等   03-部长会

装备部长:装备相关有保存价值的材料,如无可免  03-部长会

宣传部长:山鹰社新闻稿(图文)、推送稿、其他有保存价值的宣传材料  03-部长会

媒体处长:媒体资料、媒体宣传通稿、反馈材料等  03-部长会

交流处长:兄弟社团交流、社友会等相关资料  03-部长会

训练处长:训练相关有保存价值的材料,如无可免  03-部长会

【登山】

登山队长:登山队名单、登山报告书、登山报告会、训练队记、队员评价、个人感想、媒体报道、计划总结、照片等  年份山峰如2017团结峰

【科考】

科考队长:科考选址、科考队名单、科考报告书、科考报告会、训练队记、队员评价、个人感想、媒体报道、计划总结、照片等 年份选址如2018玉麦乡

【冬训】  

冬训队长:冬训队伍人员名单、冬训计划及总结等  年份冬训

冬训组长:冬训组名单、队记、人物杂谈、宣传推送稿、照片等  年份冬训

【攀岩】

攀岩队长:人员名单、队记、人物杂谈、赛事成绩、攀岩技术材料等  00-攀岩队

集训队长:人员名单、队记、人物杂谈、赛事成绩、攀岩技术材料等  01-集训队

攀岩处长:师徒制、攀岩相关资格名单(保护、挂绳、先锋等) 02-攀岩处

攀班班长:班级名单、队记、人物杂谈、宣传推送稿等,如无则免  03-攀班

【野外】

野外处长:野外白皮书、野外计划、野外路线等  00-野外处

野外领队:领队计划、野外通知书、领队总结、向导总结、野外队记、照片等  野外-时间/野外

【活动】

 活动负责人:活动工作文档、活动总结、照片等  06活动

【赞助】

 赞助处长:赞助史、赞助报告、赞助商名录等  07赞助

 

五、分类类别

根据北大山鹰社的资料主题和载体形式,将云盘的资料分为10个类别:

00 山鹰

01 登山

02 科考

03 冬训

04 攀岩

05 野外

06 活动

07 赞助

11 社史

12精选照片

与山鹰社有关的综合材料如社团介绍、社团百科、部长会等入[00社团]。

登山、科考、冬训、攀岩和野外的所有材料包括照片入对应名称文件夹。

不属于登山、科考、冬训、攀岩和野外的活动材料及照片存入[06活动]。

所有与赞助相关的文档性材料、赞助照、赞助商信息等存入[07赞助]。

山鹰社社史材料入[11社史]。

历年各活动精选照片入[12精选照片]。

 

六、管理规范

1.文件夹的命名规则为:[一级类目]——[年份/名称]——[日期/类别/名称]

如:01登山—2017 —登山报告书,06活动—01户外技能大赛—第十一届户外技能大赛。

2.各类别资料接口人需将相应文档上传至云盘,并按照已有的分类进行存放,并定期维护更新。

3.资料部负责人定期检查云盘各类别的材料,定期维护,提醒更新。

4. 为防云盘故障或有人恶意破坏,还需用资料部移动硬盘进行备份。资料部网盘负责人需定期(一般为每半学期)将云盘的资料进行整理分类,整理分类之后将所有材料转存至硬盘。

5. 为防止云盘因同时登录人数过多被冻结,有登录权限社员谨记每次使用后及时登出(特别是网页版),资料部网盘负责人需定期清理、登出在线客户端。

如有意见或建议,请随时沟通。

 

北大山鹰社曾丽莹2018.04.05


北大山鹰社何奥东2020.10.24 修订

Haddd 最后修改于2020-10-29 20:33:44
  • 发表于2018-04-05 19:38:48

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