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【资料部】资料管理条例修订

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北京大学山鹰社资料管理条例

(基于疫情和电子登记革新,修订于 2020.11.26)


第一章:总则

第1条  本条例以社团利益为重,由资料部拟定,理事会批准。


第2条  资料部具有资料的直接使用权,并在活动中有负责资料使用的权利和义务。

第3条  资料部负责我社各项活动的文字、图片、声像等资料的收集、整理、管理及维护。

第4条  永久性拿走资料时,价值低于50元由资料部长同意,高于50元需社长同意。

 

第二章:资料借还与物品出入库

第5条  社员拥有借阅非珍贵资料的权利。社外借阅,视资料类型,由资料部长或社长同意。

第6条  每人每次书籍借阅权限为3本(除特殊情况外),所有借阅者需爱惜资料,正确使用,妥善保管。

第7条  资料借还时间原则上为资料部值班时间。若有紧急情况,请联系资料部部长处理。

第8条  社员借阅和归还资料时,应扫描二维码,在相应的电子表单上登记相关信息。由于电子表单无签名一栏,资料部负责人一定要线上/线下核实每一条登记信息,并管好钥匙。

第9条  书籍借阅时限为1月并可续借1次,续借时限为2周,每次续借需到 资料部重新登记,并请值班人员签字。

第10条 对于逾期不还者,值班人员有提醒其还书的权利与义务。

第11条 对于逾期不还者,按照10元/本/周(不满1周的按1周算)进行计费。罚款费用不超过100元。

注:因为疫情等特殊原因逾期还书的不计入此条款惩罚范围内。

第12条 每学期有3次及以上逾期不还资料或2次及以上书籍损坏或遗失者, 取消参加社团重大活动的资格(所有需要到团委报备的活动,如野外、香山长跑、阳台山拉练、冬训、登科等)

 

第三章:资料赔偿

第13条 损坏、丢失资料者,应对资料进行赔偿。损坏或丢失资料2次以上者,取消本学期资料借阅资格。

第14条 对于损失资料,若存有副本,可以用复印、装订好的材料2本作为赔偿。若无副本,则需购置相同资料赔偿。

第15条 若该资料无法重新获得,视材料珍贵程度处以2倍至10倍原价赔款。

第16条 书籍丢失需在借阅期内联系资料部,并进行赔偿。逾期,则赔偿费与逾期费一并缴纳。

 

第四章:珍贵资料借还

第17条 社内部分音像、照片、底片、文字档案等资料十分珍贵,原则上不针对社员个人借阅。

第18条 若因社团活动需要,借阅此类资料,需获得资料部长同意。资料过于珍贵时需由社长批准,才可借出。

 

第五章:资料出售

第19条 所有资料出售的清单和价格由资料部部长拟定,社长同意。

 

第六章:资料购置

第20条 原则上,所有社员都有权向资料部提出添置资料的建议。是否采纳该建议视资金状况和资料部的工作情况而定。添置资料的清单需由资料部部长或副部长拟定,部长会同意。

 

第七章:记录整理与归档

第21条 资料借还和奖品出入库记录通过在线文档统计和保存。社团官方的石墨文档账号由资料部负责管理,且只用于新建文件夹和管理协作者。不可直接用官方账号进行电子记录的整理(防止用官方账号打开无关的文档,导致记录混乱)。

第22条 资料部相应负责人需对电子记录进行整理,书籍借还应每周整理,物品借还和奖品出入库应每月整理。整理流程如下:一、表单导出原始记录;二、将原始记录备份在表单文件夹-历史记录文件夹中;三、按照过往模板整理记录,物资借还记录还需要在表单文件夹下维护“总记录表”,将借还条目一一对应;四、删除表单中对应条目;五、每月打印纸质版存档于四楼资料部书架。

第23条 资料部部长需定时检查所有表格是否有异常条目。

第24条 书籍借还表单由书籍借还负责人进行整理,物品出入库和其他资料借还由相应负责人进行整理。石墨文档账号管理人员负责管理账号内的文件夹和协作者。


by 青芳宇

发表于2020-11-30 00:13:48

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