2023秋季学期爱心社项目组第一次例会

例会时间：8月20日（周日）19:00

例会地点：线上

例会主持人：陈乐恒

例会记录人：吴志尧

例会成员： 陈乐恒，丁含章，孙志豪，胡佳琪，孙馥冉，魏雪懿，徐梦溪，付沐瑶，吴志尧，张亦非，魏朝越，钱渠成，钱龙

请假：隗静，林子桦，李晓慧，安沛冉，武芷昱，赵婧雯

会议内容

一、 自我介绍

参会人员分别介绍了自己的基本信息、与万里行的关系、加入项目组的原因，希望大家怎么称呼。项目组成员之间有了初步认识

二、 项目组基本介绍（秋季学期）

•       反思问题（万里行基本每年都会产生一些问题，在反思这些问题的基础上，考虑如何采取措施，让万里行变得更好。）

•       考察学校（万里行后勤最重要的方面，总结会结束后就会开始的、比较重大的工作。）

•       组织总结会/发布会（和出征仪式一样都算是项目组活动）

•       宣传&对外交流（除了明面上的对外交流和宣传，也包括在发布会的时候尝试和其他高校社团、青协联系，这是项目组的外联组会跟进的一件事情，这些工作由对万里行有一定了解的人进行比较合适）

•       整理资料（对内部人士来说，资料的整理较为重要）

项目组要做的事情较多，不具体说要做多少事情，总结为两大块，即“对内”与“对外”：对内反思/改进；对外宣传/交流。所有工作细分之后其实都可以归纳给这两方面。

去年的项目组工作在宣传方面改进了很多，在对外宣传方面下功夫。每年工作都会有侧重点，后续讨论任务的时候可以考虑（今年的侧重点）这件事情。

三、 项目组工作规划介绍（总结会前）

总结会介绍

时间：

10月21日或22日（第六周周末）约两小时

场地：

新太阳B101（后续和社内对接）

基本流程：

Ø  播放暖场视频，发放礼物

Ø  主持人宣布总结会正式开始，介绍到场嘉宾

Ø  社长发言

Ø  22-23项目组组长介绍万里行整体情况

Ø  各路依次介绍

辰溪路介绍、雷波路介绍、富蕴路介绍、长治路介绍、邳州路介绍（15—20min）

Ø  （可能有的）社团代表发言              

Ø  团委老师发言

Ø  指导老师发言

Ø  爱心大使戴锦华发言

Ø  手语表演  

Ø  各路上台合影并清理会场

总结会面向人群：

各路路员、社外热心群众、其他社团代表、老师

去年实际到场人数：各路路员基本到齐约60人，社外热心群众10余人，线上直播数十人

为什么开总结会？

1. 本路路员思考万里行期间的成果；

2. 较好的推介万里行的方式。

目前总结会存在问题是：

1. 各路分享内容重复度较高；

2. 各路分享内容对路外、社外成员吸引力较低，社外成员难以达到“了解万里行”的目的；

3. 宣发的一些问题。

总结会的目标其实也是对内和对外↓

总结会目标：

1、为路员创造美好回忆：具有纪念价值的一个事情，万里行结束之后在一个官方的场合，把大家召集起来做这件事情

2、对外宣传万里行：社外人员，老师

往年实际效果：21和22年的效果是差不多的

第一点部分完成：路员到得比较齐，各路发言，有氛围且回忆万里行的一个过程；

第二点效果不显著（人数少，各路内容重复率高，缺乏万里行本身的基本介绍）

很多年前总结会就是这样的流程，我们很难逃脱现在的框架中会遇到的问题，如果说把目标放到“对内”和“对外”，我们如何想办法去改进。

怎么改进？（讨论）↓

可能的改进方式：

以点带面（闪光点）、问题驱动（做得不好的地方）……

大方向：让总结会对路外、社外的同学有更多作用

任务（后期讨论执行）

宣传组：

Ø  （线上）总结推送、预热推送；

Ø  （线下）百讲展板、海报（进宿舍楼）、折页、易拉宝（可能可以有的，小型宣传海报）

DDL： 线上总结推送初稿【9月8日】

线上总结推送发布【9月11～13日】

线上预热推送发布【10月14日（预告&小总结），10月20日（倒计时）】

线下设计初稿【9月18日】

线下设计终稿【9月25日】（后续需要与物资组对接）

加大对新生的宣传力度；在百团大战时需有有万里行经验的人在场，增加宣发投入。

物资组：

Ø  礼物设计（给路员&给爱心大使），可参考路员反馈建议

Ø  总结会相关物资（场务相关、与其他组对接）

DDL： 礼物设计【9月8日】

有的路员没有看文档，有很多路员填了反馈问卷文档，之后参考一下大家的想法，给路员设计：专刊，明信片，小熊（资费），雨伞

爱心大使：聘书，小熊

往年做过的东西发到物资组的群，礼物设计的方案

之后物资组出设计，大家再讨论

外联组：

Ø  搜集整理国内短期支教相关项目与组织

Ø  媒体宣传（建议发出时间点，九月初、十月末、十一月末）

Ø  邀请其他社团（校内兄弟社团、与支教相关的社团、校外京内高校社团青协、其他公益组织；可以从往届邀请社团名单里找）

Ø  爱心大使与其他老师

Ø  总结会后交流（内容与形式）

国内短期支教搜集：有哪些组织，微信公众号，b站的一些视频，能够了解到他们的模式和一些模式之外的组织架构，他们如何组织这件事情，在交流会再做一个沟通。

（很难，不是一个确定的工作，在组内再和大家讨论商量）

爱心万里行学校联系：一些需要我们给予支持的学校很难获取到我们的信息。

专刊组：

Ø  设计制作专刊（内容调整？）

DDL： 内容设计【9月8日】

      格式设计【约9月16日】

初稿定稿【约9月30日】

样本到位【约10月7日】

专刊分享展示（99年，01年目录，07年目录and花絮，16一路浏览，18目录、页数，19目录、转变，22过一遍）

19年开始发生了比较大的专刊思路的一个转变：18年前主要介绍模式 19年之后的专刊在社外人员看来信息密度会比较小，一些可能对路员来说比较好玩的照片较多。

21年22年基本延续了19年的情况，如果要有一个参照对象的话，22年应该是一个比较近的参照，近几年的专刊主要是面向路内成员做的。

按照对外宣传的角度，以前的专刊模式更好

排版还需要精进

分组

宣传组：【张亦菲】（负责人），【武芷昱】【赵婧雯】【陈乐恒】

物资组：【安沛冉】（负责人），【吴志尧】

外联组：【钱渠成】（负责人），【胡佳琪】【付沐瑶】【孙志豪】【李晓慧】

专刊组：【林子桦】（负责人），【魏雪懿】【隗静】【徐梦溪】【孙馥冉】

并不是负责人就要全做，并不是负责人完全去负责这样的一个事情，项目组组长会在各个组，后面的讨论会跟着一起。

任务与大事件时间轴：

8月20日

第一次例会（线上）

9月8日

万里行总结推送初稿

礼物设计

专刊内容设计

9月10日

领队副领茶话会、项目组团建

各路总结会分享内容确定

专刊内容确定

9月17日

第二次例会&百团大战

线下宣传品设计初稿  

专刊格式设计确定

总结会策划案报理事会审查，完成报备

9月24日

第三次例会&项目组招新（招新面试，如果顺利的话）  

线下宣传品设计定稿

各路分享内容进度汇报

外联确定其他社团、爱心大使的参加情况

10月8日

第四次例会：迎新例会 

专刊样本到位

总结会内容审核  

物资到位

10月15日

第五次例会：总结会彩排 

公众号总结会预告推送，微博bbs宣传

10月21日或22日

总结会

前一天晚上线下彩排  

总结会后安排高校支教交流会

四、Q&A

1.   和推荐学校的人员沟通方面会有规范的流程、资料、人员安排；

2.   “万里行需要给学校提供给的资料和策划案”有几年未更新，今年项目组会更新。