理事会会议记录20231020 - 爱心畅谈(loveheart)版 - 北大未名BBS
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理事会会议记录20231020

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yuuuuui [离线]

yuiyuiyui:)

1.3小白兔

发帖数:9 原创分:0
<ASCIIArt> 1楼

时间:2023年10月20日

记录人:余嘉懿

主持人:社长丁含章

签到:团支书董芃、理事长严荣丁、常务副社林梓诺、护老部杨守正、儿童部张馨心、理助姜贤京、理助余嘉懿、外联部杨哲爽、手语分社申佳苓、项目组陈乐恒、资助部林泽阳

请假:校园部胡彬斌、助残部陈一格、组织部陈青


一、讨论

1.护老部:启动敬老院活动,招纳负责人;

2.儿童部:部内改革,取消副部长,以活动为单位总负责人组建小团体;周日晚上例会继续讨论改革问题;心智障碍项目、同心游园存在负责人沟通不及时的问题,例会强调理事会规则;以负责人不足的理由拒绝陪伴教师子女常规活动的邀请;

3.理助:问金老师要签名章;

4.资助部:注意推送发送前两天审核、提前填群公告excel表;

5.组织部:总结迎新大会问题,今年时间比较仓促(考虑以后国庆之前举办,避开迎新舞会等大型活动),有的部组(比如校园部)介绍时间太长;飘雪联系物理学院一位助理教授;

6.外联部:给北中医发邀请函(需要找团委要章),提供午饭、桌子椅子等物资,找对方要图做易拉宝,出摊地点定为百讲三角地对面,校园部配合进度慢;总结会午餐用流动资金买餐车;

7.项目组:讨论总结会策划案,星阔、小书包ppt;答辩需要更多调研成果的展示;拒绝有社员答辩所得奖励万里行志愿者的要求;

8.社庆:做官媒推送,展现社团成果(儿童部儿童之家、资助部回访受助人、爱心万里行手册、校园部收衣服纪录片)、社内情谊(部员个人成长、问老人和学弟是否愿意、支教学长、创始人、手语分社朋友情谊);静园办线下活动(预计11月25/26日),以部组游戏为主,做展板,每个部组把出摊活动(包括不限于游戏,可以借鉴过往出摊)发给董老师,出策划案;各部组下周例会总结汇报宣传内容(需要具体要求);整理社史;

9.手语分社:寒假调研,需要资金,考虑用拉卡拉赞助,把之前报给拉卡拉的部分资金挪到15万。


二、工作汇报

护老部

(一)当周工作总结

1.本周六开展智能手机教学活动,其实上周就开展了第一次活动了;

2.开展了护老周活动,观影和插花照常举办,备注:插花,社区老师需要我们带社旗过去();

3.出摊活动由于撞到了大型活动所以没能按时举办,延期到下周六(想死);

4.关于海报:由于出海报的时间太短了,所以最后没来得及贴,并最后直接放弃打印;

5.其他活动本周不开展。

(二)下周工作规划

1.出摊活动;

2.开展入户活动;

3.迎新大会和例会(本周六);

4.永远在下周的人生回忆录。


儿童部

(一)工作总结

活动开展情况:七个常规活动均正常开展,本周六举行儿童部迎新大会。

(二)下周工作规划

心智障碍者关怀有个线下入校活动,总负责人那边基本筹备完成。


助残部

(一)工作总结

1.常规活动正常开展;

2.三项大型活动负责人均招募完毕,“走近植物人”活动策划案初稿推进中。

(二)下周工作计划

1.“走近植物人”活动策划案定稿、开始走报备流程;

2.“守望星空”第二次活动踩点、撰写策划案。


校园部

(一)工作总结

分配了和北中医合作中医文化进校园的活动的负责人,初步确定了时间,双方对接各自需求。

(二)下周工作规划

准备暖心礼包活动的工作。


理助

(一)工作总结

1.社内日常报销;

2.儿童部、护老部、手语分社活动费用已去团委报销。

(二)下周工作规划

1.项目组“迎新大会”报销材料已收到,下周去报销。


资助部

(一)工作总结

1.整理需要资助的孩子总名单;

2.整理中断的资助人名单;

3.制作“招募资助人”推送文案;

4.制作“友伴计划”志愿者招募文案;

5.与李金满老师联系,确定“友伴”孩子名单(尚未确定);

6.与李金满老师联系,确定剩余孩子相关信息(尚未确定)。

7.第一次资助部部门例会

(二)下周工作规划

1.确定上周未确定的各项信息;

2.发布“友伴”志愿者招募推送;

3.“友伴”志愿者线下面试(预计周末);

4.发布“招募资助人”推送;

5.分配需要联系的中断的资助人名单,确定资助人继续资助与否的意向。


组织部

(一)工作总结

迎新大会总结:

1.总体上一切顺利,但由于个别部组介绍时间过长导致时间延长,下次或许采取单独私聊而不是群里通知来规定各个环节介绍时长比较好。(或者规定一个暗语让大家知道需要注意时间了);

2.报销事宜进展顺利,报销所需要的材料都已经交给了姜贤京学姐。(报销的钱余嘉懿已在周四转给我);

3.虽然社办以及快递搬运是临时找人,但好在没有影响大会开展。但或许下次还是招募一些志愿者比较好(虽然我觉得不需要,因为志愿时长啥的难以统计,以及所需人员并不多)

社办真的需要志愿者去整理啊啊啊(感觉或许每个部组都派出一些人会比较好,让大家都熟悉一下社办);

4.从这次迎新大会准备来看大家普遍DDL意识不够强(抱歉表述可能太严肃了救命),提交整合PPT的时间稍显拖沓(或许是因为大家自己的事情比较多而导致暂时遗忘),希望大家以后能多多注意。当然我也需要反思,以后遇到DDL要及时跟进,甚至可以以私聊方式来提醒大家。

(二)下周工作规划

一、准备社衫以及周边征订工作,但目前存在几个问题:

1.截至到周四,各个环节的志愿者并不多,活动进行有些困难,或许可以转发到大群,以及其他部组宣传一下(也可能时间选的不够好,快要期中了);

https://kdocs.cn/l/cohh2P3SUECJ?f=201

[文件]社衫周边设计以及征订活动.xlsx

可复制链接到WPS Office中打开文档

2.本次社衫以及周边征订事情是否需要顺便提及社庆周边设计?如果需要的话就要适当延长DDL。如果不需要的话设计征订推送可以开始了;

3.需要确定一下设计稿的类型,是否需要新增样图(比如贴纸,宣传册,文件夹,笔记本水杯等等)希望周六晚上之前确定,方便我和做推送的同学沟通。

二、飘雪事宜

预计是下周或者下下周开始第一次飘雪,现在需要F4帮助联系采访对象。让负责人去和采访对象约定时间。

三、预计在周二晚20:45召开例会,内容主要是:

1.向大家总结部组开学以来各个活动出现的状况以及有待改进的地方;

2.向大家简单传授一下如何写一份策划(主要用途为爱心社的活动),对特别感兴趣的同学(尤其是有意愿竞选下一任部长的同学,会向这些同学再详细介绍一下活动报备等事宜)(为下学期让他们来准备部组活动打下基础);

3.手语特派(如果有手语分社的同学来教学的话)。


宣传部


外联部

(一)工作总结

1.跟进星阔投资赞助问题;

2.对接万里行总结会的接引工作;

3.对接校外公益机构。

(二)下周工作规划

1.落实万里行总结会的接引工作;

2.跟进北京中医药大学联合活动;

3.对接校外公益机构;

4.与名著小书包落实总结会信息及后续合作的事宜。


手语分社

(一)近期工作总结

1.筹备户外手语班;

2.迎新大会表演;

3.聋听交流策划;

4.初相见总结、推送。

(二)下周工作规划

1.继续推进小团教学;

2.秘书处飘雪;

3.表演组必修歌修订;

4.b站组配合表演组开始策划b站新内容。


项目组

一、

各路发言展示

·湖南辰溪路 17min左右

·四川雷波路 16min左右

·山西长治路 20min

·江苏路因事后续由陈乐恒单独联系解决

·新疆富蕴路 14min


附:总结会工作跟进汇报

宣传组:海报审核物资组:海报已完成、其他礼品仍在筹划

外联组:仍在对接交流会与总结会

专刊组:排版已做好并发送,已经进行了复查;有问题后续将紧急赶制

二、 

其他说明

美丽中国跟进情况

问题:当地学校无法太早确定,最早在春季,DDL:3月前      

住宿没有办法解决,需要自行进行资金补助(仅仅是美丽中国这一路可以接受)      

云南区有夏令营意愿:希望与我们合作展开夏令营,我们派出老师数目可能会减少(之前我们有一定的抵触,可能会影响我们自己的课程安排,另一方面,我们可能固步自封太久了,与美丽中国合作也是我们提升的机会)还有很多需要协调的事情;美丽中国寒假可能为我们开放一两个培训名额进行相关培训

现场场务说明

a)前门、后门、场内、直播人员、机动、中控(共需8-9人):陈乐恒(负责)刘紫瑶 孙馥冉 张海琪 魏雪懿 刘文彬 付沐瑶 刘佳宜b)直播设备:需备用摄像机一台、电脑两台一台备用一台直播(张海琪 魏雪懿)、需要多个排插(物资组解决)

三、任务分配

宿舍楼海报张贴场务和课程资料整理分配

四、合影

下次例会(10月22日)休息一次,下下下周期中例会(11月5日)暂停一次

 最后修改于2023-10-21 00:01:39
  • 发表于2023-10-20 22:00:05
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