【2021.10.17香山长跑】后勤总结 - 山鹰论坛(PUMA)版 - 北大未名BBS
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【2021.10.17香山长跑】后勤总结

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Redbeard [离线]

城墙

2.5工布

发帖数:46 原创分:0
<ASCIIArt> 1楼

前期物资准备

(一)早餐订购

【联系人】

松林霍师傅,手机:幺五三幺幺九幺二二零三;微信:huo20030810

【每人份】

①包子*5(非清真:鲜肉包*3+猪肉梅干菜包*2;清真:胡萝卜木耳包*3+白菜粉丝包*2)

②卤蛋*1

③豆浆/粥*1(粥有南瓜粥、红豆粥、皮蛋瘦肉粥三种,清真不选皮蛋瘦肉粥)

【订货单】

送餐时间地点:10月17日 早晨6:45 北京大学南门

非清真*160份+清真版*20份(合计1251元,实付1250元)

明细:

①包子(+塑料袋)(共636元)

鲜肉包 160份*3个/份*0.6元/个=288元

猪肉梅干菜包 160份*2个/份*0.8元/个=256元

胡萝卜木耳包 20份*3个/份*0.7元/个=42元

白菜粉丝包 20份*2个/份*0.8元/个=32元

塑料袋 180个*0.1元/个=18元

*分荤素包装,每袋五个

②卤蛋 180个*1元/个(共180元)

*几大袋,包装塑料袋未收费

③粥食(+包装费)(共435元)

豆浆 110杯*(2+0.8)元/杯=308元

红豆粥 20碗*(1+0.6)元/碗=32元

南瓜粥 20碗*(1+0.6)元/碗=32元

皮蛋瘦肉粥 30碗*(1.5+0.6)元/碗=63元

*吸管和勺子未收费

【备注项】

(1)霍老板做生意相当负责,所以平日里也忙,微信联系上后,订货、结算都到松林线下当面说效果会比较好,上午去一般都能找到人,周初尽早打好招呼;

(2)因涉及铺子原料采购,最好提前两天(周五)中午之前就确定订单;

(3)松林今年硬件设施有所更新——保温设备升级为足量的绿色保温箱(见附图),尺寸:65*48*35cm,数量:6个,很好用;

(4)因涉及食堂送餐,活动后需当天上午10点前归还保温箱;

(5)前期沟通时根据霍师傅建议——煎制食品只在刚出锅时口感最佳,久置易坨,故生煎包、煎蛋虽受欢迎但此次并未订购;

(6)本次周三早晨跟霍师傅预估的数量是140份,周五早晨根据报名人数提交的订单数量为190份,活动前一天(周六)晚上根据大群人数临时微信沟通调整至180份(减少10份非清真版);

(7)前期大群清真调查时有15人参与接龙,实际订购20份;

(8)所谓清真版/非清真版,实际上即素包子/肉包子。有个别清真同学(比如丽娜)只吃佟园,前期沟通表示愿意自带清真面包,后期报销2个共4元;

(9)注意提醒清真餐的单独放置。今年霍师傅还安排给那20袋素包子袋口都贴了手写标签,包括每个保温箱也贴了标签注明内容,非常细致到位,在此感恩!


(二)其他物资

【热水供应】

姜红茶 2大袋共16包(取自岩壁,向野外处支付2.4元)

热水壶 6个(师孟、番薯各带一个,其他借自岩壁)

一次性纸杯 1包50个(物美采购,8.5元)

【卫生保洁】

卫生纸 3抽/卷(后勤自备2抽纸,物美采购1卷纸,5.5元)

垃圾袋 n个(取自岩壁,实际用上两个,未收费)

【保暖应急】

厚羽绒 1件(借自岩壁,实际未用上)

暖宝宝 n个(后勤自备,实际未用上)

【备注项】

(1)以上仅指终点处后勤物资,途中物资由其他工作组组长分管;

(2)前期确定押后和队医会准备长跑途中站点的水和能量补给,后勤这边就没有多操心,不过后勤反馈问卷中有参赛者提出“我记得之前参加半马沿途有提供小番茄,这个比较容易拿,可解渴可充饥,但是不知道成本能不能cover”

(3)前期征集热水壶时,劲哥、晓松、雨璐、王磊等人也都表示可以贡献钢瓶/保温杯,不过后来发现野外处架子上有一排热水壶可借,就让他们中的工作人员将自己这些作为中途补给随身携带了;

(4)周五晚上岩壁清点物资时当场抓了四个长跑工作人员(奶东、鸿勋、劲哥、浪浪)各带一个热水壶回去,活动当天灌好带来西门交接,包括师孟、番薯也提前灌好,大家都相当热情配合,感激ww;

(5)今年气温同比往年骤降,故准备了一些应急保暖物资,但实际上活动期间由于后勤人手紧缺,全程根本没顾上拿出来,也没注意是否有实际需求233

 

活动当天工作

(一)热水壶交接

5:30工作人员集合(虽然后勤比工作组还要晚大致一个小时出发,为交接热水壶此次也五点多到达西门)

5:40参赛人员集合

6:00左右大部队出发,后勤分次将热水壶从西门运往南门

【备注项】

(1)番薯作为记录组成员会较早到达终点,故携带其热水壶出发,并在早餐到达前协调记录组发放热水,其他五个热水壶由后勤负责从学校向终点的运输(校门处的保安叔叔帮忙临时看护热水壶,感谢保卫部w);

(2)热水壶相较钢瓶而言非常易碎且危险,尤其是在灌满开水时。这次清晨校内运输中途就不慎打碎一个(猛提时拎把断了……),临时向松林借用一个,活动后与保温箱一同归还,并给遇难壶原主师孟还了一个新的QAQ。属个人失误,私款赔偿;

(3)这次是借了刚哥的电动车分两趟来回两个校门运的,之后看可不可以优化路径,比如让灌壶的工作人员先去一趟南门把壶寄存在保安室,或寄存在西门再让货拉拉师傅顺路去一趟装车,或者直接把松林送餐点和货车出发地都改到西门?


(二)早餐运输

6:40约在南门(实际上司机六点二十多就到了)

6:50左右装车完毕出发

7:07到达长跑终点北京植物园东南门

【车辆信息】

渠道:货拉拉app

车型:小面包车

司机:张师傅,手机:幺五五零幺幺三六零五九

车牌:京AVM217

跟车条件:副驾位置*1

订单价格:61元

容量信息:车厢长2.9*宽1.54*高1.32米(装6个保温箱+6个热水壶足够,注意热水壶卡位放置防止碰碎)

【备注项】

(1)从松林到校门的送餐由霍师傅那边包办,只需定好时间在校门口等餐即可。前期综合与松林的距离考虑定在南门交接(西南门不方便进出,且有陡坡易洒);

(2)原则上赛跑类活动“粮草先行”,不过考虑到人车速度差、早餐口感及准备周期等,后勤可以晚些出发,同时最好提前安排人给先到的参赛者递热水;

(3)终点处不让停车,有交警督察,需要尽快找人卸货;

(4)这次是10.15(周五)早晨8点在手机上下单(货拉拉规则是最早提前两天预定),十分钟之内就有师傅接单并来电确认,向其说明是大型活动不要迟到。张师傅非常给力,感恩!


(三)早餐发放

7:20完赛者近半,组织排队,开箱发放早餐(之前只发热水、冲姜红茶)

7:50确认参赛者均抵达终点,开放领取第二份早餐权限

【备注项】

(1)关于物资消耗:垃圾袋、卫生纸、一次性纸杯等物资的放置可以更合理分散一些,但这次只来得及拿出来放在保温箱旁大家自取了,垃圾袋也只安排了两个,后来才发现还有几个留在登山包里;根据后勤反馈问卷,有人希望之后多备一些姜茶、纸巾,活动当天最后热水有少量剩余,纸杯也用完了然后直接用的热水壶盖装水。但事实上这类消耗品基本是后勤备多少大家就薅多少,2019年及之前甚至没记录有这一部分物资准备(也没有热水暖壶等),总之以后的后勤自行斟酌用量吧233

(2)关于早餐分量:这次根据去年总结增加了粥的占比,但现场还是比豆浆早很多发完,另外素包子也供不应求,但肉包子多了十几袋(或许是因为刚跑完不想吃得过于油腻,许多非清真同学也选择了素包子),卤蛋多了二十几个;而根据活动后的反馈问卷,这次准备的五个包子对部分人而言较多,但也有不够吃的。总之以后订餐包子数量可以不变,其他适当调整数量,活动期间也可以多组织大家协调饭量及口味;

(3)关于发餐组织:因为每人要领包子+蛋+粥食+餐具四项,为防止混乱故采取排队流水取餐的方式,这就导致刚开箱时队伍会排得很长效率较低。高峰期可以安排人帮忙分好单人份,拿在手里几份先向后发,这次现场要多谢奶东、阿萨木、彬旭、刚哥等老鹰帮忙w;同时可以通过优化保温箱的相对摆放位置提高效率,这次也没太安排得过来;

(4)今年一个比较大的bug是没太关注工作人员的取餐——开放领取第二份早餐前只确认了所有参赛者均抵达终点,并形式主义地吆喝了工作人员尽快取餐,另外清真餐这个事,后勤现场发放时挨个确认不现实,接龙时报啥领啥全凭自觉,加上本后勤确实比较没原则,7:50后想多拿的也都让了。而事实上由于豆浆/粥、素包子较受欢迎,八点多来领的小岛和默默分别没领到豆浆和素包子(幸好丽娜多带了一个清真面包)。在此向两位工作人员道歉orz……

(5)考虑到工作人员老鹰职责在身确实通常很难及时现身积极干饭,在实际操作上得到每个人已领餐的有效确认也会比较困难,以后还可以考虑把工作人员的份数先数出来单独放,分开领?(因为每年实到人数都会比订餐份数少,且大家食量存在显著差异,为了减少浪费,私以为至少及时开放多领权限还是必要的)


后续扫尾工作

(一)现场垃圾清理


(二)保温箱归还

【备注项】

(1)这次依旧没有专门提前安排人带回保温箱,于是拍合照前后就开始找人帮忙,主要目标是工作人员里的电瓶车选手(谢谢鸿勋w)或坐地铁返校的参赛者(谢谢王杰、唐晓蒙、张映荷、宇文婷、邬君慧……还有很多我可能没有接触到或者虽然有接触但只加了微信没来得及问名字的同学~);

(2)保温箱是松林免费出借(这次也没有收押金),涉及社团信用,要作为重要装备充分重视。为确保每个保温箱及时完好送回,分散带回时如有小鹰参与一定要至少当场互留联系方式,并且最好每个箱子能对应到其负责人以便后续确认;

(3)本次据说参与运保温箱的谢成荫同学敏锐地发现商机,将装了多余包子卤蛋的保温箱运到光华楼一教室门口,卖给正在上3~4节课还没来得及吃早餐的MBA同学,为活动额外创收60元,本后勤表示大为震撼,直呼666



其他总结

【人员安排问题】

“ 卷 起 来 ” x

我事后纵向关注了一下历届香山长跑后勤的工作量,发现去年除了更改订餐送餐方式之外,还增加了热水供应等工作,而近几年后勤组人员安排一直是1~2人(去年和前年都是2人,之前1人)。

事实上前期准备工作一人足矣,但活动当天后勤确实暴露出人手紧缺的问题,热水壶安排、发餐的组织、后续扫尾工作等都需要人手。


【总账单】

松林包子铺1250+清真面包报销4+野外处2.4+物美采购14+货拉拉运早餐61=1331.4元

后勤消费人均(按前期缴费187人计算)7.1元

本次活动实际参与人数N(待相关负责人发总结后更新)


【参考链接】

去年(2020年秋)蕊蕊的后勤总结十分详尽且准确,教科书级别后勤指南,建议反复阅读><

https://bbs.pku.edu.cn/v2/post-read.php?bid=224&threadid=17831516


【致谢】

本次是社团第二年与松林合作,霍老板依旧负责且热心,全程沟通也十分顺畅,活动日备餐、送餐相当到位,并免费出借保温箱和热水壶,在许多细节上也给予我们优惠,再次感恩!强烈推荐,希望能长期合作

也再次感谢上文提到的在热水供应、早餐发放、保温箱带回等方面提供热情帮助的老鹰小鹰们(还要感谢活动当天记录组森元帮发热水、任缘帮忙吆喝、彬彬全程协调、番薯带回我的登山包~)

再夸夸总负责彬彬,包括前期的统筹规划,费心费力认真负责,大家都辛苦啦><


by 程琦航

 最后修改于2021-10-21 12:50:10
  • 发表于2021-10-20 20:47:54
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