【2021.10.17香山长跑】总负责总结 - 山鹰论坛(PUMA)版 - 北大未名BBS
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【2021.10.17香山长跑】总负责总结

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Suimu [离线]

夏小bin

1.2一般站友

发帖数:46 原创分:0
<ASCIIArt> 1楼

【2021.10.17香山长跑】总负责总结


 

【关于迟发的说明】

很抱歉作为总负责这么晚才发总结(10.17到现在已经过去了一周多)。当初想的是等所有其他职位发完总结后我再发,这样可以根据相关内容补充,以免重复or遗漏。

但由于本人在安排职务时考虑欠妥,部分组长同期还要忙于登山报告会的筹备(10.22),因此有的总结错过了初定的3天ddl,表示非常理解。但摄影总结在反复催促下一直未发,也不想继续再催/拖延。

现总结如下,欢迎大家交流指正!(感恩



活动当天



【基本概况】

2021年香山长跑,参赛者和工作人员都为近几年之最(130&43,总人数173),并且正好遇上北京第一轮寒潮(清晨气温接近0度),在种种压力情况下确实出现了一些问题,但还算顺利举办,在此向所有工作人员和参赛者献上敬意!也感谢及时且细致解答俺各种疑问的释迦大大!

1. 参赛者:共计138人报名,实到130人(由于身体等原因提前退出),除一名丢失物品寻找的同学,剩余129人都坚持跑到终点且有成绩

2. 工作人员:拟定42人,一名参赛者活动前受伤但又不想退出活动,经讨论后加入记录组,所以工作人员共计43人。活动当天无一人迟到,大家都非常给力!

【向导】王晓松

【记录组】(3)琚研(总)、李凡姝、任缘(参赛者活动前受伤加入)

【线路组长】封项晨

【线路工作人员】(26)马博文(线路副组长)、穆罕默德(兼小后勤)、王梓润、刘思语、黄艳、许昊文、张钰培、王丽娜、谭梓炜、陈鸿勋、余奕壕、陶韵竹、刘鑫、付劲宇、朱昱、宋治宏、郑毅、吴子楠、李逸飞、罗婷、朱慕远、王洛涵、刘新龙、易世铭、黄兆鋆(兼小摄影)、陈雨潞(兼小摄影)

【押后】(4)王崴(总)、夏威夷、阿萨木、何奥东

【队医】(3)姜森元(总)、潘昊然(兼财务)、杨明炜

【后勤】(2)程琦航(总)、穆罕默德(兼小路口)

【摄影】(5)杨洋(总)、岳师孟、王彬旭、陈雨潞(兼小路口)、黄兆鋆(兼小路口)

【财务】潘昊然(兼小队医)

3. 路线:从北大西门到北京植物园售票处,两步路标记12.62km,后半段仍跟20年一样有交通管制(不允许行人通过,车辆也不能停留),部分健身跑道因为施工等问题有改动,但往年基本一致

4. 男女前五名

男生:

陈家鏖 48min58s

刘圣辰 52min50s

王慎行 53min10s

黄兴 55min13s

张圣听 55min58s

 

女生:

张琳娜 1h11min27s

易婧琳 1h12min22s

武于靖 1h13min42s

卢俊妃 1h14min07s

江欣越 1h15min50s

 

 

【活动当天时间线】

5: 30工作人员签到

5: 40参赛者签到,部分工作人员出发

5: 53签到热身完毕,交代注意事项后组织出校

5: 58全体出发

7: 47大押后到达

7: 53默默陪同丢东西同学到达

8: 00组织合影

8: 06自行解散

8: 25场地收拾完毕,全部人员离开

 

 

【各工作组情况】(详情见BBS各职务总结)

1. 记录组(含向导):本次记录组都十分尽职(开始连早餐都没顾得上吃55),一点小问题是:除了向导外,其他记录组成员骑着电动车也没赶上前几名参赛者(233),所以建议以后记录组也提前熟悉路程,当天尽早到达,以免遗漏成绩

2. 线路:本次线路组人员非常多(26),组长项晨辛苦啦!因为部分路口人员兼其他职位(如小后勤、终点处摄影等),或之后有其他急事,所以在安排前统计了对位置的特殊需求(前段、中段、后段),在提高效率的同时,也兼顾了人性化

3. 押后:本次没有人迷路到需押后追回,但有丢东西的情况,总押后崴哥应急处理很到位,让工作人员陪同寻找且设置关门时间,最终所有人都在预计时间到达,一些改进空间见押后&路口总结

4. 后勤:本次后勤不仅早餐服务到位,热水等也安排非常细致。人员安排上,因为小后勤默默被安排陪同丢东西的同学,我临时让小路口兆鋆接替小后勤职位,但因交接沟通问题导致其对职务内容不甚明确,好在并未出现大问题,再次为琦航的靠谱点赞!

5. 队医:今年没有出现受伤情况,这是非常幸运的。但恰好遇上寒潮,保暖措施是重中之重,以后队医尤其要增强对这方面关注(如充足的热水等)

6. 摄影:活动当天拍的照片都很棒。本人也是事后了解到,山鹰的大型活动可联系剑雨大哥帮忙摄影。但因为摄影组部分成员需筹备登山报告会(10.22),后续工作如照片分类、视频制作、职务总结等尚未完成,也能理解

7. 财务:本次是确定名单后在群内统一收款,因为要一个个核对名单,工作量较大(感谢潘潘!)建议在填报名问卷时就交费并备注。关于是否要多退少补的问题,个人认为香山长跑不退问题也不大。一是10元本身就不多(含早餐及手环),就算退每个人拿到的也很少;二是社内组织这么大的活动,若有点结余归入社内财务,个人觉得问题不大


【2021.10.17香山长跑】向导总结 by王晓松

https://bbs.pku.edu.cn/v2/post-read.php?bid=224&threadid=18123957

【2021.10.17香山长跑】路口总结 by封项晨

https://bbs.pku.edu.cn/v2/post-read.php?bid=224&threadid=18125706

【2021.10.17香山长跑】押后总结 by王崴

https://bbs.pku.edu.cn/v2/post-read.php?bid=224&threadid=18123993

【2021.10.17香山长跑】队医总结 by姜森元

https://bbs.pku.edu.cn/v2/post-read.php?bid=224&threadid=18125873 

【2021.10.17香山长跑】后勤总结 by程琦航

https://bbs.pku.edu.cn/v2/post-read.php?bid=224&threadid=18125559

【2021.10.17香山长跑】财务总结 by潘昊然

https://bbs.pku.edu.cn/v2/post-read.php?bid=224&threadid=18127734



【活动当天小结】

1. 物资分发:因参与人员较多,若签到时再发手环&社标贴很耽误时间,所以本次提早安排了发手环及社标贴的人员,较为高效

2. 人员签到:签到时分为三个部门站好,秩序较井然(各安排工作人员组织)并且签到完毕后要立马统计出实到人数,并报告给各工作组,方便过程中核实人数(这点此次做得不太好)

3. 喇叭:同样是因为参与人数过多,建议提前在岩壁拿大喇叭

5. 保暖工作:因此次香山长跑正好遇上寒潮,所以前期反复强调保暖重要性。活动当天密切关注衣物增减情况,也准备了很多热水,以应所需。(感谢后勤和队医and其他工作人员!)

4. 丢东西:本次有一名参赛者遗失重要物品,处理情况如下:a. 活动时立即安排工作人员陪同寻找;b. 当天下午又有默默和柚子陪同寻找,但未找到;c. 总负责取得联系方式后续线上跟进,失主说已张贴过寻物启事,但已经做好了找不到的准备。(之后更新:已经买了新的)以后一定提醒大家保管好个人物品!此类情况活动举办方原则上不负责任,但若真有发生,还是要尽最大努力帮助寻找,展现出人道主义精神

5. 出发合照:开始考虑到人数过多且昏暗,怕秩序婚混乱就取消了出发合照(没有带多余的旗子),但根据本次情况,其实完全可以拍出发合照,算是一个小遗憾

6. 结束仪式:今年拍完合影后基本就自行解散了,应该更正式一些,也是一个遗憾吧

7. 结束场地收拾:本次没有特地安排人员收拾场地,特别感谢一些老鹰们主动参与后续扫尾。虽说干活意识是应该具备的,但考虑到职务安排等复杂性,还是建议提前安排扫尾人员,尽量少有“理所当然”的心理




筹备期



【筹备时间线】

10.10 (前一周六)

1. 开始筹备并制定初步计划(需提前)

2. 招募工作人员(需提前)

10.11(前一周日)宣传工作:bbs发版&推送

10.11(周一)开始香山长跑报名

10.12(周二)

1. 工作人员基本招募完毕

2. 跟各组长发初版职务计划(结合以往经验贴)

10.13(周三) 

1. 完成团委报备(需提前)

2. 总负责和线路组长第一次探路

10.14(周四)各组组长确立最终职务计划

10.15(周五)

1. 中午12:00报名截止

2. 向导领队第二次探路

10.16(周六)

1. 上午8:00线路组长领队第三次探路

2. 发放最终线路&当天注意事项

10.17 (周日)

1. 香山长跑

2. 安排后续工作

 

【工作组建立】

1. 拉人顺序:建议先确立工作组别和组长,再让各组分别拉人,一方面是提高效率,另一方面也能让各组长更早确立其领导意识。(本次四十几个工作人员基本我单独去拉,好在大家都非常给力,三天基本招募完毕,没有临时缺人的情况,但总体效率还是较低。)

2. 拉人方式:除了私戳拉人外。还可在各个大群通过问卷星等形式招募,不够的再去私戳,提高效率(时间紧迫的情况下只想到了最低效的方法55,以后一定不拖x)

3. 组长选择:香山长跑的总职务在筹备阶段还是比较忙碌的,而且这次的财务、押后、摄影、队医组长,还要同时筹备登山报告会(10.22)。所以在选择组长时需要考虑到其忙碌程度,不然组长工作负担较大。(再次向各位组长鞠躬!!!)

4. 工作分散:因为线路组长工作量实在太大,筹备后期找了线路组成员马博文兼任副组长,协助组长封项晨的工作

5. 活动相关群

  a) 大群:全体参赛者&工作人员

  b) 工作大群:全体工作人员 

  c) 工作小群:各个小组分别建群

  d) 核心群:总负责&各组长

 

【探路】

1. 重要性:虽然香山长跑路线相对固定,但每年交通情况都不一样(交通管制、道路施工等),所以一定要提前探路!前一天上午去探路是必须的(若有变动也预留了一定时间)

2. 次数:探路一次不足以发现所有问题,今年一共有三次探路,分别是周三上午、周五下午、周六上午(因为工作人员时间冲突问题分三批,一般来说两次就ok了)

3. 探路人员

a) 必须:线路组负责人、押后组、向导(建议以后增加记录组)

b) 建议:所有工作人员

 

【筹备期小结】

1. 开始准备时间:如果时间紧的话建议提前一周半周~两周开始筹备,由于本人低估了工作量及大家的报名热情,只提前一周筹备。再加上本学期课业较重,开始两天的筹备略显混乱,确定组长及分工之后才好了很多。

2. 团委报备提前:参考往年时间线,周三(10.13)才完成报备,其实重大活动至少提前一周报备

3. 个人责任书:

  a) 以往都明确规定个人责任书必须打印并手写签字,今年也是按照这个标准。这一方面是为了留有凭证以免出现意外,也是让所有参与人员重视安全问题,毕竟香山长跑有一定风险性。参考往年,是让大家在晚训时交给训练副部or攀岩队队长。

  b) 但香山长跑参与人数实在过多(今年实到173),收取责任书的工作量较大,比如有些都满足不了上述时间段,现想到如下改进措施:

      i. 增加交表时间段:根据当周社内其他活动(如攀岩值班)增加交表时间段,提前安排好负责人就行

      ii. 简化流程:“打印并手写签字”其实分为[打印] & [手写签字] 两部分:若需要简化,前者也必不可少(需有纸质版留存凭证),后者可增强一定灵活性(如电子签名等),后续负责人可自行评估

4. 手环制作

  a) 时间提前:本次手环定制非常赶,周四下午下单,顺丰特快周六晚上拿到。这是由于总负责失误,以为资料部还有充足的手环(其实是往年香山长跑手环or迎新手环)。建议手环制作时间提前,虽然最终人数尚未确定,但仍可大致预估,而且提前下单还有助于货比三家节约成本

  b) 样式设计:近几年香山长跑都是红色手环,和迎新晚会很像,今年采用了蓝色,效果还不错

  c) 是否要囤货:设计阶段有人提出可不标日期多囤几年的手环,本人觉得没有必要:一是香山长跑本身就是很有纪念意义的活动(很多小鹰的第一次10km),二是手环制作又不麻烦,而且一年就一次,没有必要囤那么久

6. 参赛者识别

  a) 社标贴:近几年只跟工作人员发放社标贴便于识别,参赛者只有手环。但考虑到手环识别度很有限,而且社标贴余量充足且成本低,这次跟每位参赛者都发放了社标贴,建议沿用

  b) 号码贴:在活动开始前及结束后,都有人提出跟参赛者发放号码贴的想法。前者是为了辨认,后者是为了方便记录组。或许以后可以尝试?

 



后续工作



1. 各职务总结【周三10.20前晚24点】:大部分都很及时,有些忙于登山报告会的筹划ddl错过了,能够理解

2. 回顾推送【周五10.20】发放,感谢昊文走心的文案 & 思语精美的排版,真的太赞了55

3. 男女前五名奖品,预计本周四(10.28)晚训后发放

 

 

 

最后再次所有参与者对本次香山长跑的付出(深深鞠躬

 

借流传下来的的一句九字口号结束吧:

来长跑,踏香山,赏红叶!

 

另:

只要跑起来

没有什么是解决不了的)



by 夏彬

 最后修改于2021-10-28 09:37:00
  • 发表于2021-10-26 20:10:26
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