爱心社财务制度

2018.12修订

（新版本改动：新增预支模块；新增内支模块；部组长可以在报账理事会发票审核过后，两天内拿到发票金额一半，另一半正常走团委报账流程）

*请各部组长仔细阅读并严格遵循报账制度

 【预支流程】

针对目前社内的某些资金特殊情况，如万里行场地费（无法走内支）、社衫征订（大金额垫付），特开辟预支通道：

凡单项支出金额大于1000元的，可以联系社长，征得同意后在出纳处预支费用。【内支流程】

目前社内内支情况全部为场地费内支，流程如下：

l 在团体部重大活动报备通过之后，同团体部老师讲明“走内支”，领取场地介绍信；

l 携带介绍信到场地的合作办公室，领取使用明细和场地预定单；

l 填好相应表单后交由团体部，领取内支单；

l 携带内支单，交到场地办公室，流程完毕；

 【支出报账】

一、 报账款项

1、 日常活动费用

日常活动的车票、购置相关物品等费用，活动结束后由部组长收齐相关票据，遵循报账流程， 在可以报账的理事会上报销。

2、 大型活动费用

大型活动结束后由部组长收齐相关票据，遵循报账流程，在可以报账的理事会上报销。有预算和有赞助的大型活动，活动结束后需向理事会提交决算。

3、 餐饮费和药品

任何名目与种类的药品与餐费一律不予报销。

4、 印刷品

l 打印和复印统一在物美地下印吧和29 楼地下四号快印，说明自己爱心社的身份， 在店里记账即可。其他地方印刷品费用不予报销。

l 其他印刷品如易拉宝、展板、海报等，可以不记账，联系其他店家等进行制作，部组  长收齐相关票据，遵循报账流程，在可以报账的理事会上进行报销。

v 五百元以上的支出，需当天短信通知社长、会计、出纳，并尽快报账。

二、 报账程序

*请仔细阅读并严格遵循报账流程

1、理事会前整理报销所用票据，填写报账表格，将需报销表格发给出纳。

2、到会计处领取报销凭证，填写要求如下：

l *字*号不用填写。其余空均需填写。

l 最上面的日期是报销时的日期，表格里的日期是各项活动发生时的日期。

l “用途”需写清活动名称和具体用途，二者缺一不可。（如：星星雨车票；迎新大  会优秀社员证书）

l “附件”是指该项需要报销的项目的原始票据，如“车票几张、收据几张”等。若因  为各种原因没有收据，要写一个情况说明，写清时间、用途和没有票据的原因，

由部组长和社长签字，在附件一栏注明“情况说明一张”。若原始票据另有他用，应 提供票据复印件，写明原始票据去处。

3、 社长审核后在报销凭证上签字。

4、 凭社长签字的报销凭证到出纳处领钱，领到钱后在出纳的本子上签字确认。

5、 在报销凭证的“收款确认”处签字，将报销凭证和票据交会计处留存。

三、报销票据要求

1. 活动时请注意留存发票 +  收据（没有收据用明细单代替），票据不足无法报销。

2. 发票要求

l 出租车票（需写明起止地点，地铁充值发票不能报销）、办公用品、打印复印、制作费、  技术服务费、日用品等花销的增值税发票可以报销，零食、餐费无论任何名目，一律不  予报销。

l 写准确抬头和纳税人识别号，不写、写错都无法报销。常用抬头：北京大学，纳  税人识别号：12100000400002259P

l 活动时产生各种花销尽量选择能够开发票的商家，网购或定外卖时尤其要注意。与不开发  票相比，有时会有开发票价格更高，或者需要另外补足税额，但仍要开发票， 否则无法报销。

3. 收据 / 明细单要求

l 出租车票需要写清起止地点，其他发票需要收据。如果没有收据，可以用明细单替代，可供  参考的明细单的几种形式：购物小票、 支付宝购物单截图、加盖商家的印章的打印的单子，打印费为写明种类、数目的盖章清单。

l 收据 / 明细单一定要加盖商家的印章。

l 一定要注意区分发票和收据 / 明细单，没有发票只有收据或明细单，无法报销。

l 单张超过800元的发票需要转账截图

l 以读书或其他商品性质物品作为礼品与纪念品要手写或打印简单申请

4. 材料整理

l 报账前用铅笔在发票背面写明经手人、事由两项内容。

l 将每一笔账款对应的发票和收据 / 明细单等其他材料装订，发票在上，收据 / 明细单在下，若有其他材料放在最后。

 【收入报账】

一、 报账款项

所有收入一律先入账，需要用时再按报销制度支取。不允许先不报收入，项目结束后才将  结余款报账。（春秋游、K 歌大赛除外）

v 五百元以上的收入，需当天短信通知社长、会计、出纳，并尽快报账。

二、 报账程序

1、 在出纳处领取一式两份的收款凭证，写明款项来源、具体金额、日期、经手人等重要信息。

2、 负责人与出纳当面点清钱款后，负责人和出纳确认签字。

3、 收款凭证在出纳和会计处各存一份。

v 进入团委爱心社账户的赞助款，款项到账后一周内，应向赞助方索要带有赞助方公章的        相关凭证（如赞助合同）复印件在会计处留存。

v 团委报账的票据和表格由会计整理，报账由社长和会计一同前往办理。

v 燕南祺结账和英杰交流中心场地内支不入账，要留一份明细。